UgrzejMnie

Wersja 1.6 · obowiązuje od 11 września 2026 r.

Polityka prywatności

Niniejszy dokument opisuje zasady przetwarzania danych osobowych w związku z korzystaniem z platformy internetowej, aplikacji mobilnych (Android/iOS), aplikacji desktopowych (Windows, macOS, Linux), modułu integracji PUESC (SENT / e-DD) oraz Otwartego API Integratora UgrzejMnie (WarmmeUp), zgodnie z Ogólnym Rozporządzeniem o Ochronie Danych (RODO - UE 2016/679) oraz polskimi przepisami prawa.

  1. 1. Administrator
  2. 2. Zakres przetwarzanych danych
  3. 3. Cele i podstawy prawne
  4. 4. PESEL i Dokumentacja Akcyzowa (e-WZ / SENT / e-DD)
  5. 5. Lokalizacja i dane instalacji
  6. 6. Odbiorcy danych
  7. 7. Przekazywanie poza EOG
  8. 8. Okres przechowywania
  9. 9. Prawa osoby, której dane dotyczą
  10. 10. Pliki cookies i podobne technologie
  11. 11. Bezpieczeństwo i naruszenia ochrony danych
  12. 12. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji
  13. 13. Zakończenie działalności Platformy i eksport danych
  14. 14. Zmiany Polityki
  15. 15. Kontakt

1. Administrator

  1. Administratorem danych osobowych jest HelpMeNow Prosta Spółka Akcyjna z siedzibą w Mrozach, ul. Wspólna 2, 96-330 Mrozy, KRS 0001127133, NIP 8381887256, REGON 529645405 („Administrator”, „Operator”).
  2. Kontakt w sprawach danych osobowych: kontakt@ugrzejmnie.pl.
  3. Administrator nie wyznaczył Inspektora Ochrony Danych (IOD). Wszelkie sprawy dotyczące ochrony danych osobowych należy kierować na adres wskazany powyżej; Administrator rozpatruje je z zachowaniem terminów wynikających z RODO.
  4. Platforma działa pod marką UgrzejMnie / WarmmeUp (aplikacje mobilne dla Klienta i Dostawcy, aplikacje desktopowe Windows/macOS/Linux, API Integratora, moduł PUESC/SENT/e-DD, dedykowane linki realizacji dla personelu dostawcy oraz strona internetowa).
  5. Platforma jest przeznaczona dla osób, które ukończyły 18 lat. Administrator nie świadomie zbiera danych dzieci; w razie stwierdzenia takiego przetwarzania dane zostaną usunięte.
  6. Źródła danych. Dane pochodzą przede wszystkim od Użytkownika (rejestracja, Zlecenia, formularze). Mogą także pochodzić od: drugiej strony Zlecenia, dostawców tożsamości (Google, Apple, Facebook/Meta), systemów ERP/WMS Dostawcy (Stream B / API Integratora / importy Excel), operatora płatności (Stripe) w zakresie statusów płatności oraz z logów technicznych urządzeń i serwerów.
  7. Role przy PESEL i dokumentacji dostawy. W zakresie wystawiania dokumentów podatkowych / akcyzowych związanych z dostawą paliwa (e-WZ, zgłoszenia SENT, dokumenty e-DD) Dostawca działa jako odrębny administrator danych udostępnionych mu w tym celu. Administrator Platformy udostępnia narzędzia techniczne do generowania i przesyłania dokumentów.

2. Zakres przetwarzanych danych

W zależności od roli Użytkownika i korzystanych funkcji Administrator może przetwarzać:

2.1. Dane konta i identyfikacyjne

2.2. Dane Dostawcy, personelu realizującego i floty

2.3. Dane Zleceń (Stream A i Stream B), Ofert i Slotów Tras

2.4. Dane nieruchomości / instalacji

2.5. Dane techniczne i komunikacyjne

2.6. PESEL i Identyfikatory Odbiorcy

2.7. Dane z formularza asystowanego kontaktu dla dostawców

3. Cele i podstawy prawne

Administrator przetwarza dane w następujących celach:

  1. Świadczenie usług Platformy (rejestracja, obsługa aplikacji mobilnych i desktopowych, Zlecenia Stream A i Stream B, Oferty, moduł PUESC/SENT/e-DD, czat, statusy, podpis elektroniczny) — art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy o świadczenie usług drogą elektroniczną).
  2. Umożliwienie zawarcia i realizacji umowy między Klientem a Dostawcą, w tym udostępnienie niezbędnych danych drugiej stronie — art. 6 ust. 1 lit. b oraz lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes: funkcjonowanie marketplace i narzędzi logistycznych).
  3. Rozliczenia z Dostawcami (prowizja od zrealizowanych Zleceń Stream A, bezpłatny Stream B, abonamenty flotowe Basic/Pro/Enterprise w trybie Stripe lub faktury B2B manual_invoice, abonamenty powiatowe kategorii serwisowych, blokada przy zaległościach), windykacja oraz księgowość — art. 6 ust. 1 lit. b i lit. c RODO.
  4. Wypełnienie obowiązków prawnych Administratora (podatkowe, rachunkowe, raportowanie DAC7 / DPI-IS dla Szefa KAS, żądania uprawnionych organów) — art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
  5. Weryfikacja uprawnień Dostawców w razie wątpliwości (certyfikaty F-Gaz, uprawnienia SEP, koncesje) — art. 6 ust. 1 lit. f RODO (bezpieczeństwo obrotu, ochrona Użytkowników) oraz — gdy wymagane — lit. c.
  6. Bezpieczeństwo Platformy, przeciwdziałanie nadużyciom, obsługa reklamacji — art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
  7. Powiadomienia push i komunikacja techniczna związana ze statusem zleceń i tras — art. 6 ust. 1 lit. b; marketingowa komunikacja — wyłącznie na podstawie zgody (art. 6 ust. 1 lit. a), jeśli jest zbierana.
  8. Analiza działania usług i rozwój Platformy w oparciu o dane zagregowane / zminimalizowane — art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
  9. PESEL i Akcyza — art. 6 ust. 1 lit. b/c oraz — gdy ma zastosowanie — przepisy sektorowe dotyczące dokumentacji obrotu paliwami i zwolnień akcyzowych; szczegóły w pkt 4.
  10. Obsługa zgłoszeń i pomoc we wdrożeniu floty dla podmiotów wypełniających opcjonalny formularz kontaktowy na landing page — art. 6 ust. 1 lit. a RODO (dobrowolna zgoda na kontakt) oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora).

4. PESEL i Dokumentacja Akcyzowa (e-WZ / SENT / e-DD)

  1. Numer PESEL lub seria i numer dowodu tożsamości są wymagane przy określonych kategoriach Zleceń dostawy paliw obsługiwanych w Platformie (w tym węgiel, pellet, olej opałowy, gaz płynny), aby Dostawca mógł wystawić wymagane prawem oświadczenie akcyzowe i cyfrową e-WZ zwalniającą z podatku akcyzowego lub dopełnić procedur SENT / e-DD.
  2. PESEL jest zbierany od Klienta w Aplikacji (przed akceptacją Oferty) i udostępniany wyłącznie Dostawcy przypisanemu do danego Zlecenia.
  3. Dostawca działa w zakresie własnych obowiązków prawnych jako odrębny administrator danych w celach wystawienia dokumentacji podatkowej, akcyzowej i zgłoszeń celno-skarbowych (PUESC). Administrator Platformy udostępnia wyłącznie infrastrukturę techniczną i narzędzia transmisyjne, nie będąc stroną czynności akcyzowych ani podmiotem zobowiązanym podatkowo.
  4. Administrator Platformy nie wykorzystuje numeru PESEL do profilowania marketingowego ani nie publikuje go w profilu publicznym.
  5. PESEL może być przechowywany w Koncie Klienta w celu ponownego użycia przy kolejnych Zleceniach wymagających tego numeru. Klient może w każdej chwili żądać usunięcia lub sprostowania PESEL zgodnie z pkt 9.

5. Lokalizacja i dane instalacji

  1. Aplikacje mogą przetwarzać lokalizację urządzenia (GPS) w celu wskazania miejsca dostawy / serwisu / montażu, dopasowania najbliższych Dostawców oraz nawigacji kierowcy do punktu rozładunku.
  2. Lokalizacja jest przetwarzana, gdy Użytkownik udzieli zgody systemowej lub samodzielnie wskaże adres / punkt na mapie.
  3. Dane nieruchomości i instalacji (adres, parametry dojazdu, tonaż, dane techniczne instalacji grzewczej, klimatyzacyjnej lub fotowoltaicznej) służą prawidłowej wycenie i realizacji; są widoczne dla Dostawców składających Ofertę lub realizujących Zlecenie.

6. Odbiorcy danych

Dane mogą być ujawniane:

  1. Drugiej stronie Zlecenia (Klient ↔ Dostawca) — w zakresie niezbędnym do Oferty i realizacji Umowy (w tym PESEL dla Dostawcy przy dostawach paliw, podpis, dane kontaktowe, lokalizacja).
  2. Operatorowi Płatności (Stripe Payments Europe, Ltd.) — w zakresie: (a) płatności Klienta za Umowę przez narzędzia Stripe udostępnione w Platformie (w tym Stripe Connect oraz Klarna) na rzecz Dostawcy, (b) opłat abonamentowych Dostawcy oraz (c) opłat rachunków miesięcznych prowizji należnych Operatorowi.
  3. Systemom teleinformatycznym administracji skarbowej (PUESC / Ministerstwo Finansów) — w przypadku korzystania przez Dostawcę z modułu SENT / e-DD dane przewozu i podmiotów uczestniczących w obrocie wyrobami akcyzowymi przekazywane są do rejestrów państwowych na zlecenie Dostawcy.
  4. Podmiotom przetwarzającym na zlecenie Administratora (w tym dostawcom infrastruktury chmurowej i serwerowej w UE hostującym bazę danych oraz bezstanowy mikroserwis kryptograficzny XAdES, operatorowi certyfikowanego magazynu kopii zapasowych Backblaze B2 w regionie UE Amsterdam, dostawcom Firebase/Google w zakresie autoryzacji i powiadomień FCM, dostawcom poczty e-mail i powiadomień SMS oraz podmiotom wsparcia technicznego i utrzymania oprogramowania) — na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych (DPA) gwarantujących wysoki poziom bezpieczeństwa.
  5. Podmiotom obsługi prawnej, księgowej, audytorom — w niezbędnym zakresie.
  6. Organom państwowym — gdy obowiązek wynika z prawa (w tym raportowanie DAC7 do organów skarbowych).
  7. Administrator nie sprzedaje danych osobowych podmiotom trzecim.

7. Przekazywanie poza EOG

  1. Część dostawców technologicznych (np. Google / Firebase, Meta w zakresie logowania) może przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.
  2. W takich przypadkach Administrator stosuje mechanizmy zgodne z RODO, w szczególności standardowe klauzule umowne (SCC) zatwierdzone przez Komisję Europejską lub Data Privacy Framework.

8. Okres przechowywania

  1. Dane konta — przez okres posiadania Konta oraz przez czas potrzebny do zamknięcia spraw i przedawnienia ewentualnych roszczeń po usunięciu Konta.
  2. Dane Zleceń, Ofert, czatu, podpisów elektronicznych — przez okres niezbędny do realizacji usługi, rozpatrywania reklamacji oraz dochodzenia roszczeń, a także przez okresy wynikające z przepisów rachunkowych i podatkowych (zazwyczaj 5 lat licząc od końca roku podatkowego).
  3. Dane do raportowania DAC7 i rozliczeń z Dostawcami — zgodnie z obowiązującymi terminami prawa podatkowego.
  4. Logi techniczne i diagnostyczne serwera — przez okres uzasadniony bezpieczeństwem (zazwyczaj do 12–24 miesięcy).
  5. Logi audytowe PUESC (SENT / e-DD): Zapisy historii zgłoszeń akcyzowych, pełne wygenerowane dokumenty XML, potwierdzenia odbioru oraz surowe odpowiedzi SOAP z systemów Ministerstwa Finansów — przez okres co najmniej 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano zgłoszenia, w celu zabezpieczenia materiału dowodowego na wypadek postępowań i kontroli organów Krajowej Administracji Skarbowej. Po upływie tego okresu dane podlegają archiwizacji lub anonimizacji w granicach możliwości technicznych, z zachowaniem metadanych (data, typ, status, identyfikator Dostawcy) dla celów statystycznych i audytowych.
  6. PESEL — przez okres posiadania Konta (gdy jest zapisany w profilu) oraz w powiązaniu ze Zleceniami; po usunięciu Konta lub na żądanie — usuwany lub anonimizowany, z zastrzeżeniem obowiązków rachunkowych / podatkowych powiązanych ze Zleceniem.
  7. Dane z formularza kontaktowego na landing page — do 24 miesięcy od ostatniego kontaktu lub do cofnięcia zgody, o ile wcześniej nie dojdzie do zawarcia umowy / rejestracji (wówczas obowiązują okresy dla Konta).
  8. Po upływie okresów dane są bezpiecznie usuwane lub poddawane nieodwracalnej anonimizacji.

9. Prawa osoby, której dane dotyczą

Użytkownikowi przysługują następujące prawa:

Wnioski dotyczące realizacji praw RODO można składać na adres e-mail: kontakt@ugrzejmnie.pl. Administrator odpowiada bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu miesiąca od otrzymania wniosku (termin może być przedłużony o kolejne dwa miesiące w przypadku skomplikowanych wniosków — z informacją dla Użytkownika). Usunięcie Konta w Aplikacji inicjuje procedurę usunięcia / ograniczenia danych zgodnie z przepisami. Administrator może żądać potwierdzenia tożsamości wnioskodawcy w zakresie niezbędnym do ochrony danych przed nieuprawnionym dostępem.

10. Pliki cookies i podobne technologie

  1. Strona internetowa i aplikacje mogą wykorzystywać:
    • niezbędne pliki cookies / pamięć lokalną — uwierzytelnianie sesji, bezpieczeństwo, zapobieganie nadużyciom,
    • cookie zaproszenia Dostawcy (powiązanie wizyty z kodem zaproszenia, typowo do 30 dni),
    • technologie analogiczne w aplikacjach mobilnych i desktopowych (identyfikatory urządzenia, tokeny FCM dla powiadomień push).
  2. Pliki cookies niezbędne do działania platformy są stosowane bez wymogu odrębnej zgody. Użytkownik może zarządzać ustawieniami cookies w swojej przeglądarce.
  3. Jeżeli w przyszłości Administrator wdroży cookies analityczne lub marketingowe inne niż niezbędne, poinformuje o tym w zaktualizowanej Polityce i — gdy wymagane — zbierze zgodę przed ich użyciem.

11. Bezpieczeństwo i naruszenia ochrony danych

  1. Administrator stosuje zaawansowane środki techniczne i organizacyjne chroniące dane (szyfrowanie połączeń SSL/TLS, kontrola dostępu oparta na rolach, bezpieczne przechowywanie numerów PESEL, ochrona podpisów elektronicznych, monitoring).
  2. Szyfrowane kopie zapasowe w chmurze UE: Kopie bezpieczeństwa bazy danych oraz dokumentacji (w tym e-WZ, protokołów serwisowych i oświadczeń akcyzowych) podlegają cyklicznej, automatycznej archiwizacji w postaci zaszyfrowanej w niezależnym centrum danych w regionie Unii Europejskiej (certyfikowany magazyn obiektowy Backblaze B2 EU Central, Amsterdam: s3.eu-central-003.backblazeb2.com), co gwarantuje ciągłość działania i odporność na awarie (disaster recovery) przy zachowaniu pełnej zgodności z RODO oraz braku transferu danych poza EOG.
  3. Użytkownik powinien dbać o poufność swoich danych uwierzytelniających (haseł, kodów logowania, kluczy API) i zabezpieczenie urządzeń końcowych.
  4. W razie naruszenia ochrony danych osobowych Administrator zgłasza je Prezesowi UODO, gdy wymagają tego przepisy, a gdy naruszenie może powodować wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności osób — poinformuje także osoby, których dane dotyczą, bez zbędnej zwłoki, o ile przepisy nie stanowią inaczej.
  5. Procedura szczególna dla poświadczeń PUESC i kluczy XAdES: W przypadku wykrycia incydentu bezpieczeństwa mogącego skutkować nieuprawnionym dostępem lub kompromitacją poświadczeń PUESC (hasła do bramki SEAP) lub klucza prywatnego certyfikatu akcyzowego Dostawcy, Administrator zobowiązuje się powiadomić dotkniętego Dostawcę w trybie natychmiastowym (nie później niż w ciągu 24 godzin od potwierdzenia incydentu) drogą telefoniczną oraz e-mail, w celu umożliwienia Dostawcy niezwłocznego unieważnienia certyfikatu cyfrowego i zablokowania konta w systemie SISC/KAS.

12. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

  1. Platforma wykorzystuje mechanizmy automatyczne i algorytmiczne wspomagające m.in.: dopasowanie Zleceń do Dostawców (lokalizacja, specjalizacja, dostępność), kolejność prezentacji Ofert, wykrywanie nadużyć oraz weryfikację wiarygodności ocen / opinii.
  2. Decyzje te nie wywołują wobec Użytkownika skutków prawnych wyłącznie w wyniku zautomatyzowanego przetwarzania w rozumieniu art. 22 RODO bez możliwości interwencji człowieka — w szczególności zawieszenie Konta lub ukrycie opinii może być zweryfikowane przez Operatora na wniosek Użytkownika.
  3. Użytkownik ma prawo do uzyskania wyjaśnienia logiki działania istotnego mechanizmu automatycznego w zakresie dotyczącym jego osoby oraz do wyrażenia własnego stanowiska — kontakt: kontakt@ugrzejmnie.pl.

13. Zakończenie działalności Platformy i eksport danych

  1. W przypadku planowanego trwałego zakończenia działalności Platformy Administrator poinformuje Użytkowników z wyprzedzeniem co najmniej 30 dni (e-mail powiązany z Kontem oraz komunikat w Aplikacji / na stronie), o ile dłuższe wyprzedzenie jest możliwe — zgodnie z Regulaminem (§ 23).
  2. Pakiet eksportu. Nie później niż w dniu wyłączenia Platformy Administrator przekaże Użytkownikowi posiadającemu Konto pakiet danych powiązanych z jego Kontem w formacie nadającym się do odczytu maszynowego (JSON i/lub CSV, ewentualnie archiwum ZIP), na adres e-mail Konta albo poprzez bezpieczny link do pobrania (ważność linku: co najmniej 30 dni, o ile pozwala na to bezpieczeństwo). Zakres pakietu obejmuje — w granicach technicznie i prawnie możliwych — dane profilu, historię Zleceń/Ofert, dane nieruchomości, czat powiązany ze Zleceniami, protokoły/podpisy oraz (dla Dostawcy) dane floty, personelu i rozliczeń z Operatorem dostępne w systemach Administratora.
  3. Pakiet nie obejmuje danych innych osób w zakresie wykraczającym poza historię własnych transakcji Użytkownika, tajemnic przedsiębiorstwa Administratora ani danych, których ujawnienie naruszałoby prawo lub bezpieczeństwo. PESEL jest przekazywany wyłącznie właścicielowi Konta.
  4. Niezależnie od pakietu przy zamknięciu Użytkownik może w każdej chwili skorzystać z prawa do przenoszenia danych (pkt 9), także przed planowanym wyłączeniem.
  5. Po wyłączeniu Platformy Administrator usuwa lub anonimizuje dane, z wyjątkiem danych, które musi zachować na podstawie prawa (rachunkowość, podatki, DAC7, roszczenia, obrona prawna) — wyłącznie przez wymagany okres.
  6. W razie przeniesienia Platformy na inny podmiot (sprzedaż, połączenie, reorganizacja) Administrator poinformuje Użytkowników z wyprzedzeniem co najmniej 14 dni o zmianie administratora. Użytkownik może przed przeniesieniem usunąć Konto i uzyskać eksport danych. Nowy administrator kontynuuje przetwarzanie na zasadach równoważnych niniejszej Polityce lub przedstawia własną politykę.

14. Zmiany Polityki prywatności

  1. Polityka prywatności może być aktualizowana w razie zmian prawa, rozwoju funkcji Platformy, nowych aplikacji lub odbiorców danych.
  2. Aktualna wersja jest zawsze publikowana pod adresem /polityka-prywatnosci. O istotnych zmianach Administrator poinformuje poprzez Aplikację lub e-mail.
  3. Niniejsza wersja (1.6) obowiązuje od dnia 11 września 2026 r.

15. Kontakt

HelpMeNow Prosta S.A.
ul. Wspólna 2, 96-330 Mrozy
e-mail: kontakt@ugrzejmnie.pl

Zobacz też: Regulamin Platformy UgrzejMnie.